งานกลุ่ม

หลักการนำเสนอ

1.หลักการนำเสนอ

การนำเสนอ ถือเป็นทักษะที่จำเป็นของคนทำงานทั้งในสังคมธุรกิจ และงานราชการ ที่จะเป็นส่วนหนึ่งนำไปสู่ ความสำเร็จในหน้าที่การงาน การที่จะประสบความสำเร็จในการนำเสนอที่ดี ผู้นำเสนอจะต้องมีความเข้าใจในความหมาย ความสำคัญของการนำเสนอ ต้องเป็นผู้ที่รู้รูปแบบ ขั้นตอนของการนำเสนอ รู้ลักษณะของการนำเสนอที่ดี เสริมสร้างคุณสมบัติ ลักษณะของตัวตน รวมถึงพัฒนาทักษะที่เป็นตัวตนเป็นเอกลักษณ์ในการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

การนำเสนอ(Presenting)

เป็นศาสตร์(วิธีการ)ของการสื่อสาร(Communication) ซึ่งเป็นกระบวนการถ่ายทอด สาร(message) จากฝ่ายหนึ่งที่เรียกว่าผู้ส่งสาร(sender)ไปสู่อีกฝ่ายหนึ่งที่เรียกว่า ผู้รับสาร(receiver) โดยผ่านช่องทานของ สื่อ(channel)

ความหมายของคำว่า การนำเสนอ

การนำเสนอ คือ กระบวนการ วิธีการ เพื่อให้รู้ ให้ทราบ ให้เข้าใจ ในกิจกรรมขององค์กร ของสถาบัน ของหน่วยงาน ได้อย่างชัดเจน

การนำเสนอ คือ การถ่ายทอดเนื้อหา สาระที่ผสมผสานกันระหว่าง ศิลปะการพูด กับ การแสดงข้อมูล ในรูปแบบต่างๆ ผ่านสื่อและอุปกรณ์ได้อย่างเหมาะสม

ลักษณะและรูปแบบการนำเสนอ รูปแบบการนำเสนอ(ที่นิยมใช้) มี 3 วิธีการ คือ

1. มี ผู้นำเสนอ และใช้ เอกสารประกอบ(Handout)เป็นส่วนร่วมในการนำเสนอ

2. มี ผู้นำเสนอ ใช้ วัสดุ-อุปกรณ์เครื่องฉาย เป็นสื่อ และมี เอกสารประกอบ เป็นส่วนร่วม

3. จัดเป็น Display ในรูปของนิทรรศการ ที่ใช้ Post line เป็นเส้นนำทาง และ(อาจ)มี เอกสารประกอบ เป็นส่วนร่วม

การนำเสนอผลงานที่ดี ต้องทำให้สวยอย่างมีคุณค่า ไม่ใช่สวยแต่รูป จูบไม่หอมอะไรทำนองนั้น เพราะยังมีสิ่งซึ่งสำคัญกว่าความสวยงามอีกมาก กล่าวคือ

1. การนำเสนอผลงานที่ดี ต้องทำให้สวยอย่างมีคุณค่า ไม่ใช่สวยแต่รูป จูบไม่หอมอะไรทำนองนั้น เพราะยังมีสิ่งซึ่งสำคัญกว่าความสวยงามอีกมาก กล่าวคือ

2. แบบตัวอักษร สีของตัวอักษร สีของพื้นเซลล์ และกรอบตาราง ต้องมีมาตรฐาน ไม่ใช้มากหรือน้อยเกินไป

3. ใช้สัญลักษณ์ชี้ตำแหน่งเซลล์ซึ่งมีความสำคัญ และใช้สีหรือรูปแบบเน้นให้เห็นแตกต่างจากส่วนอื่น ช่วยชี้ประเด็นให้เห็นในทันที

4. หากมีเงื่อนไขการคำนวณแตกต่างไปจากเดิม เราสามารถนำงานเก่าซึ่งสร้างไว้แล้วกลับมาใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องสร้างใหม่ หรือใช้เวลาแก้ไขเพียงเล็กน้อย

5. พยายามใช้กราฟนำเสนอข้อมูลให้บ่อยครั้งที่สุด และผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนค่าซึ่งนำมาสร้างกราฟได้ทันที

6. พยายามใช้กราฟนำเสนอข้อมูลให้บ่อยครั้งที่สุด และผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนค่าซึ่งนำมาสร้างกราฟได้ทันที

7. ผลงานซึ่งพิมพ์ออกมาต้องจัดเรียงหน้า ดูสวยงาม และประหยัดกระดาษ ประหยัดหมึกพิมพ์

ประเภทของสื่อนำเสนอ

สื่อเพื่อการนำเสนอโครงการ(กิจกรรม)

สื่อเพื่อสรุปโครงการ(กิจกรรม)

สื่อเพื่อการประชาสัมพันธ์

สื่อประกอบการบรรยาย

องค์ประกอบของสื่อนำเสนอ

หากจะแบ่งสื่อนำเสนอออกเป็นส่วนๆ ควรประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

ส่วนนำเรื่อง Beginning

ส่วนเนื้อหา Middle

ส่วนท้ายเรื่อง End

2.เครื่องมือที่ใช้ในการนำเสนอผลงาน

วิธีนำเสนอผลงานด้วย Excel

ตั้งแต่โปรแกรม Office มีเครื่องไม้เครื่องมือช่วยเสริมสวยที่ดีขึ้นและใช้งานง่ายมากขึ้น จะเห็นว่าเราใช้เวลามากขึ้นในการสร้างงาน แม้จะสร้างสูตรสร้างตารางคำนวณเสร็จแล้ว ก็ยังต้องเสียเวลาอีกนานเพื่อประดิษฐ์ประดอยตกแต่งหน้าตาผลงานให้ดูดีอีกด้วย แถมยังกลายเป็นคุณสมบัติหนึ่งของพนักงานแต่ละคนไปแล้วว่า ต้องมีหัวศิลป์ ผู้ที่สามารถแต่งตารางให้ดูสวยหรู และสามารถนำเสนอผลงานทั้งบนกระดาษและหน้าจอได้ดีกว่า มักจะได้รับคำชมมากกว่าคนอื่น พอปลายปีก็จะได้รับประเมินผลขึ้นเงินเดือนเป็นพิเศษอีกด้วย

ลักษณะการนำเสนอที่ดีครับ

การนำเสนอเป็นหนึ่งในทักษะที่ทุกคนจะต้องฝึกฝนให้เกิดขึ้นแก่ตน เพราะเป็นทางนำมาซึ่งความสำเร็จในการนำผลงาน แผนงาน โครงการและความคิดต่างๆ เสนอเพื่อให้มีการรับรอง หรือ อนุมัติ นับว่าเป็นสิงสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานและการดำเนินชีวิต

นอกจากการเลือกรูปแบบของการนำเสนอ ให้ถูกต้องและเหมาะสมแล้ว จะต้องคำนึงถึงลักษณะของการนำเสนอ ที่จะช่วยให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ของการนำเสนอด้วย โดยทั่วไปลักษณะของการนำเสนอที่ดี ควรมีดังต่อไปนี้

1.มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน กล่าวคือ มีความต้องการที่แน่ชัดว่า เสนอเพื่ออะไร โดย

ไม่ต้องให้ผู้รับรับการนำเสนอต้องถามว่าต้องการให้พิจารณาอะไร

2.มีรูปแบบการนำเสนอเหมาะสม กล่าวคือ มีความกระทัดรัดได้ใจความ เรียง

ลำดับไม่สนใช้ภาษาเข้าใจง่าย ใช้ตาราง แผนภูมิ แผนภาพ ช่วยให้พิจารณาข้อมูลได้สะดวก

3.เนื้อหาสาระดี กล่าวคือ มีความน่าเชื่อถือ เที่ยงตรง ถูกต้อง สมบูรณ์ครบถ้วน

ตรงตามความต้องการ มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันทันสมัย และมีเนื้อหาเพียงพอแก่การพิจารณา

4.มี ข้อเสนอที่ดี กล่าวคือ มีข้อเสนอที่สมเหตูสมผล มีข้อพิจารณาเปรียบเทียบ

ทางเลือกที่เห็นได้ชัด เสนอแนะแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน

คุณสมบัติของผู้นำเสนอ

ในการนำเสนอด้วยวาจา คุณสมบัติอันเป็นลักษณะประจำตัวของผู้นำเสนอ ถือได้ว่าเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จในการนำเสนอ เพราะคุณสมบัติของผู้นำเสนอจะมีอิทธิพลต่อการโน้นน้าวชักจูงให้เกิดความสนใจ ความไว้วางใจ เชื่อถือ และการยอมรับได้มาก เท่ากับหรือมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ

ทางเลือกที่เห็นได้ชัด เสนอแนะแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน

คุณสมบัติของผู้นำเสนอ

ทักษะของผู้นำเสนอ

ผู้นำเสนอจะต้องศึกษาและฝึกฝนตนเองให้มีทักษะหลายด้าน เพื่อเตรียมความพร้อมในการเป็นผู้นำเสนอที่ดี เพราะผู้นำเสนอเป็นปัจจัยสำคัญในความสำเร็จของการนำเสนอ โดยทั่วไปผู้นำเสนอจะต้องเสริมสร้างทักษะดังต่อไปนี้

1.ทักษะในการคิด (conceptual skill ) ผู้นำเสนอจะต้องเรียนรู้ และ สร้างความชำนาญชัดเจนในการคิดแม้ว่าจะมีเนื้อหาสาระจากข้อมูลที่มีอยู่ ผู้นำเสนอก็จะต้องคิดพิจารณาเลือกใช้ข้อมูล และลำดับความคิด เพื่อจะนำเสนอให้เหมาะแก่ผู้รับการนำเสนอ ระยะเวลา และโอกาส

2.ทักษะในการฟัง (listening skill ) ผู้นำเสนอจะต้องสดับรับฟัง และสั่งสมปัญญาเป็นการรอบรู้จากการได้ฟัง ผู้รู้และผู้เชี่ยวชาญในเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อนำมากลั่นกรอง เรียบเรียงเป็นเนื้อหาในการนำเสนอ

3.ทักษะในการพูด (speaking skill )ผู้นำเสนอจะต้องฝึกฝนการพูด เพื่อบอกเล่าเนื่องโน้นน้าวจูงใจ ให้ผู้รับฟังการนำเสนอเห็นด้วย อันจะเป็นทางทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ

4.ทักษะการอ่าน (reading skill ) ผู้นำเสนอจะต้องเป็นนักอ่านที่มีความชำนิชำนาญชัดเจนในการสั่งสมข้อมูล สามารถประมวลความรู้นำมาใช้ในการนำเสนอได้เพียงพอแก่ความต้องการของผู้รับการนำเสนอ

5.ทักษะในการเขียน (writing skill )ผู้นำเสนอจะต้องเสริมสร้างทักษะการเขียน

เพราะการเขียนเป็นการแสดงความคิด ความเชื่อ ความรู้ ความรู้สึก อารมณ์ และ ทัศนคติ ของผู้เขียนให้ผู้อ่านได้ทราบโดยใช้ตัวอักษร การนำเสนอด้วยการเขียนจึงต้องมีความประณีต พิถีพิถันในการเลือกใช้คำด้วยการรู้ความหมายที่แท้จริงของถ้อยคำ และใช้ถ้อยคำให้ถูกต้องเหมาะสม

6. ทักษะในการถ่ายทอด (delivery skill ) ผู้นำเสนอจะต้องฝึกฝนการถ่ายทอดเนื้อหาสาระให้เกิดความเข้าใจถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ ด้วยวิธีนำเสนอในรูปแบบที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์และสถานการณ์ในการนำเสน

วันพุธที่ 2 ตุลาคม พ.ศ. 2556